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Passare Ad Un Centralino VoIP? 12 Buone Ragioni Per Farlo Ora

La piccola e media impresa è ultimamente diventata molto più attenta ai costi e sensibile all’innovazione tecnologica, quindi coniugare questi due aspetti è diventato molto importante.

 

L’introduzione di un centralino VoIP (più precisamente detto PBX IP) può giocare un importante ruolo in questa partita. Da una parte il risparmio sull’infrastruttura e le bollette, dall’altro la comunicazione unificata che permette all’azienda di trasformarsi digitalmente con un occhio di riguardo alla mobilità.

 

Perchè conviene passare a un centralino VoIP?

Scopriamolo insieme.

 

Opportunità di business da non perdere

Prima di tutto cerchiamo di dare qualche dato, il VoIP è già la prima scelta tra le aziende statunitensi come servizio telefonico e il Forum Economico Mondiale stima che la digitalizzazione delle telecomunicazioni varrà 2 trilioni di dollari entro il 2025. Tutto questo fa il paio con l’abbandono della linea fissa e la migrazione della telefonia verso internet, tendenza confermata anche in Italia da importanti player come Telecom

Tutto questo per dire che attualmente la digitalizzazione della comunicazione è una opportunità di business che non va assolutamente sprecata.

 

Cos’è un centralino VoIP?

Prima di andare avanti, vogliamo chiarire una volta per tutte cos’è un centralino VoIP?

Direi che possiamo definirlo un sistema informatico che trasforma le comunicazioni vocali in formato digitale e le immette in una rete dati che connette tutti gli apparecchi telefonici.

VoIP è acronimo di “Voice over IP” dove IP è il protocollo utilizzato per la comunicazione, sia all’interno della propria rete che tra l’azienda e l’esterno.

In sintesi grazie alla versatilità del sistema digitale la telefonia si arricchisce di funzionalità, servizi e vantaggi non implementabili con la telefonia tradizionale.

 

Infrastruttura più semplice, versatile ed economica

Se stai allestendo una nuova sede tra i primi requisiti “tradizionali” ci sono generalmente i cablaggi telefonici, i fili da stendere e gli armadi da allestire.

Questo con un centralino VoIP non è più vero, in quanto viene riutilizzata direttamente la rete dei computer esistente. Puoi utilizzare per i telefoni lo stesso cavo di rete del PC in dotazione all’utente.

Nessun cablaggio telefonico separato, nessuna presa ethernet aggiuntiva e per alcuni modelli di telefoni nessuna presa di corrente (vedi telefoni IP Power over Ethernet)

 

Organizza l’ufficio come vuoi

Pensa a tutto questo in termini di organizzazione degli uffici e scrivanie, mentre i centralini tradizionali richiedono che gli interni telefonici vengano ogni volta spostati e ricollegati sulle nuove postazioni, con un centralino VoIP l’utente troverà il telefono già pronto sulla nuova scrivania. Nessun ricamblaggio, solo un stacca e riattacca.

 

Alcune volte grazie ai softphone non sono necessari neanche cablaggi di rete che, utilizzabili da PC o Mobile, sfruttano direttamente il wireless aziendale e spingono la mobilità al massimo.

 

Softphone utilizzabile tramite browser

Compatibilità con il passato

Non stai allestendo una nuova sede ma solo introducendo il centralino VoIP in una infrastruttura esistente? Niente di più semplice. La compatibilità con linee telefoniche tradizionali analogiche/ISDN è garantita, come la possibilità di utilizzare apparecchi telefonici non IP (fissi o cordless) su cavi telefonici standard. Non è necessario cambiare i dispositivi tradizionali ma si può comodamente costruire una infrastruttura mista telefonia IP / tradizionale.

 

Cosa da non sottovalutare è la possibilità di estendere - nel tempo - il proprio parco di telefoni in maniera molto semplice e a costi contenuti. Nessun nuovo cavo da stendere, nessuna limitazione lato centralino in termini di numero massimo di estensioni.

 

Nato apposta per lo Smart Working

Essere in ufficio non è più un requisito fondamentale per dialogare con i propri colleghi. Tramite la app mobile o il softphone via web puoi comunicare da dove vuoi, da casa o in trasferta, sfruttando qualsiasi rete wireless a disposizione.

Vuoi collegare una sede remota con alcuni interni? Tramite il VoIP la comunicazione può passare in maniera semplice e sicura su una VPN o usare il protocollo IP TLS che permette ai telefoni di connettersi al centralino da dovunque si trovino

Videochiamata con softphone

Installazione e configurazione in pochi click

A differenza dei sistemi proprietari che sono dotati di interfacce concepite per essere utilizzate solo da tecnici di telefonia, un centralino IP viene installato e configurato tramite un’interfaccia web semplice e moderna. Grazie a wizard dinamici e intuitivi anche le configurazioni più complesse sono alla portata di non esperti, soprattutto per chi si affaccia per la prima volta alla telefonia provenendo dal mondo dell’IT

Gestisci il percorso di una chiamata entrante tramite il drag'n drop

 

Tutti i dati a me! Integrazione a 360°

La comunicazione non è più un modo a sè. Se ricevo una chiamata voglio avere maggiore contesto sul chiamante: chi è? A che azienda appartiene? Ha richieste di assistenza aperte? Insoluti? Posso direzionare la chiamata all’interlocutore corretto sulla base di questi dati? Posso aprire la mia rubrica telefonica e chiamare il contatto con un click?

 

Tutto questo è possibile solo avendo una interfaccia utente semplice e funzionale - chiamata CTI (computer telephony integration) - che possa integrare le funzionalità del centralino con i dati provenienti da CRM, gestionali, groupware e anagrafiche.

Dati anagrafici, amministrativi e tecnici. Tutti a disposizione!

 

Oltre il centralino c’è la Unified Communication

La comunicazione aziendale ormai non può più essere solo quella telefonica, quindi è necessario uno strumento che integri un messaging unificato: messaggi vocali via email, video conferenza e chat integrata. L’utente deve poter dialogare usando il canale che più preferisce o che ritiene più efficace.

 

Parlare di centralini tradizionali è ormai il passato, il presente è la comunicazione unificata (Unified Communication), cioè soluzioni telefoniche aperte e integrate con l’intero sistema informativo aziendale, capaci di offrire servizi avanzati di comunicazione e collaborazione: dati, voce e video.

 

Telefoni: tutta la libertà che vuoi.

Essere vincolati agli apparati può rivelarsi un grosso limite sul lungo periodo; vista la qualità e la quantità delle soluzioni disponibili sul mercato, poter scegliere diventa un vantaggio competitivo.

Lavorando con questa tecnologia potrai scegliere i telefoni da una vasta gamma di soluzioni, di tutti i prezzi e qualità. Non sarai  assolutamente vincolato al vendor lock-in, cioè all’obbligo di utilizzare solo telefoni del produttore del centralino.

 

La segretaria, l’operaio e il dirigente hanno necessità diverse e non lavorano nelle stesse condizioni di lavoro, con una maggior scelta e competitività è possibile trovare il telefono adatto alle loro esigenze, pur mantenendo un ottimo rapporto qualità/prezzo.

Non solo, si può optare anche per telefoni e videotelefoni IP di nuova generazione, dal design accattivante e dalle funzionalità “informatiche” simili a quelle dei più moderni smartphone.

Oppure potrai utilizzare apparecchi telefonici o cuffie/microfono collegati a PC in rete che evitano anche l’acquisto di un telefono dedicato

Esempio di telefono IP

Il troppo stroppia? No, con il provisioning

Ma gestire tutti questi telefoni diversi non complica la gestione in maniera esponenziale? Assolutamente no, potrai configurare e manutenere in maniera centralizzata una vasta gamma di telefoni di diverso modello e marca, tramite una procedura chiamata provisioning.

In cosa consiste? Tramite una semplice interfaccia potrai associare una persona a un telefono o più telefoni e caricare via rete tutta la configurazione necessaria sul device stesso In pochi click avrai tutto pronto, indipendentemente da dove sia posizionato il telefono: in locale o in remoto.

Associa tutti gli utenti al proprio telefono con un click

Report e monitoraggio in tempo reale

Il centralino VoIP consente una visione d’insieme dello stato del sistema e delle chiamate; questo ci permette di sapere ad esempio chi è al telefono con chi, quante linee sono impegnate oppure lo stato delle telefonate in coda. Tutto in tempo reale e aggiornato istantaneamente.

 

Ti consente anche di rispondere a domande come: quante telefonate ricevo al giorno o a settimana? Quante ne perdo? Quanto spendo all’anno? Chi fa più telefonate in azienda?

Perchè qualsiasi chiamata viene collezionata e aggregata in una reportistica avanzata volta a calcolare i costi e le performance dell’impianto telefonico.

Quante chiamate faccio?

Costi? La vera rivoluzione

Labbattimento dei costi grazie all’utilizzo di linee VoIP rispetto alle linee tradizionali è una realtà, l’uso di tariffe agevolate e plafond di minutaggi si è rivelato un vero game-changing soprattutto per telefonate internazionali o verso cellulari.

Il sistema è anche in grado di capire quale sia la linea più conveniente da utilizzare in base al destinatario della telefonata e instradare la comunicazione sul canale più conveniente.

 

Un centralino che non invecchia mai

Non dimenticare che a differenza delle centrali telefoniche tradizionali lavorare con questa tecnologia permette di avere un servizio sempre aggiornato e manutenuto. Essendo in gran parte software, può sempre godere degli ultimi update in termini di funzionalità e performance. Tutto da remoto e senza alcun intervento in loco o fermo macchina.

 

Ideale per la PMI

Tutto questo rende il centralino VoIP una scelta performante e conveniente, soprattutto per aziende medio-piccole da due a 10-20 telefoni. Puoi portarti in casa un sistema con tutte le caratteristiche di un PBX da grande azienda a costi assolutamente contenuti.

Dato che la maggior parte dei centralini VOIP viene fornito con un ricco set di funzionalità che includono, risponditori vocali, voice mail, gruppi suoneria, reportistica avanzata e tanto altro, puoi veramente raddoppiare le funzionalità offerte dimezzandone il prezzo.

 

Che aspetti? I tempi sono maturi

Quando siamo partiti nel 2003 il centralino IP era un’avanguardia, un prodotto per pochi smanettoni. Il progetto Asterisk (primo PBX Open Source su cui è basato NethVoice) era nato solo da qualche anno ma stava già rivoluzionando il mondo.

Ora i tempi sono cambiati, come abbiamo visto insieme la tecnologia IP è diventata uno standard de facto e investire in un centralino VOIP è diventata una scelta molto intelligente sia in termini finanziari che di business.

 

Alessio Fattorini - Community Marketing Manager

Particolarmente attratto da tutto quello che aiuta ed incentiva le persone a lavorare e collaborare insieme.
In Nethesis creo community, racconto storie e lavoro con l'Open Source.
Community Strategist, Copywriter, Speaker internazionale e Linux Sysadmin

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