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6 Consigli Concreti Per Lo Smart Working Nella PMI

Sono a casa.

Oggi non posso recarmi al lavoro e faccio smart working.  

Probabilmente avrai già letto moltissimo sul tema più in voga del momento quindi dò per scontato che tu ne conosca già i benefici e le linee guida per adottarlo nella tua azienda.

Ho deciso di scrivere e condensare in 6 consigli molto pratici quello che ho imparato in questi giorni lavorando da casa. 

Iniziamo subito.

Responsabilità prima di tutto

Faccio prima una piccola premessa. Nulla di quello che dirò da questo momento in poi è utile, se non c’è un presupposto.

La base di partenza a cui mi riferisco si chiama Responsabilità, che il vocabolario spiega come Congruenza con un impegno assunto o con un comportamento.

Fare Smart Working significa godere di estrema fiducia da parte dei colleghi e dei manager. Il solo modo per ricambiare questa fiducia è essere responsabili: mantenere le promesse, essere disponibili, dare il 101% nel proprio lavoro, lavorare con il cuore, non fare solo il proprio compitino ma mettere sempre al centro il bene dell’azienda. 

Lavora insieme alle altre persone

Essere fuori dall’azienda spesso significa perdere il contesto. Non puoi ascoltare le conversazioni, non hai la macchina del caffè per scambiare due dettagli sui progetti in corso.

Non puoi alzarti e parlare contemporaneamente a 2-3 colleghi.

Sta di fatto che devi continuare a collaborare con il tuo gruppo di lavoro in maniera efficace.

Secondo me è necessario lavorare su 3 livelli di comunicazione.

Il primo è quello asincrono

Poter parlare con il tuo team senza disturbarlo, in modo che ognuno possa leggere e rispondere quando può. 

In questo caso la mail è lo strumento principe e un’ottima webmail che uso quotidianamente è Webtop, applicativo che fa parte della suite di Collaboration NethService.

Leggere le email sul groupware Webtop

Il secondo livello è quello sincrono

Botta e risposta realtime.

In questo caso uno strumento come la Team Chat diventano utilissimo, perchè permette di portare avanti conversazioni con tutto il gruppo di lavoro e non con una persona alla volta. Anche qui un tool come Mattermost è estremamente efficace ed intuitivo, oltre ad essere graficamente molto ben fatto per l’utente inesperto.

La Team Chat Mattermost in azione

Il terzo livello è quello del task management

E’ necessario in questo caso avere uno strumento che possa mostrare in maniera semplice: le cose da fare, chi le fa, entro quando e lo stato di esecuzione. Un ottimo tool che uso è Trello, molto intuitivo e versatile per ogni genere di team e progetto.

Imparare a lavorare insieme alle altre persone in questo modo significa migliorare anche la comunicazione con i fornitori o team di sviluppo esterni. Questi non saranno mai nella scrivania a fianco.

Nel mio caso lavorando con un’azienda di grafica esterna uso moltissimo NextCloud per lo scambio dei file (soprattutto per immagini e video), Trello per allinearci sui progetti e la mail per ogni comunicazione generica.

Quando lo scritto non basta usa il video

Non è facile scrivere e non è facile farsi capire. Scrivere richiede tempo e capacità di linguaggio.

Spesso per accelerare i tempi è necessario attivare il video e vedersi in viso.

In questo caso uso NethCTI che mi permette di selezionare al volo un mio collega e far partire la chiamata.

 

 

Se devo fare una conferenza con più persone uno strumenti utili sono  Zoom o Jitsi

Quindi quello che faccio è creare un nuovo evento sul mio groupware Webtop, decido data/ora, invito i partecipanti ed includo il link alla conferenza su Jitsi 

A parte l’utilità, il video serve anche per scherzare e parlare in modo informale con le persone. In modo da colmare un grosso limite della scrittura, che in termini di relazioni può fare un tanto e non di più.

Videoconferenza di gruppo su Jitsi

Informazioni alla portata di tutti

Quando si lavora da remoto il problema più comune è trovare le informazioni.

Le domande che mi faccio spesso sono:

  • cosa sta facendo Luca? Posso disturbarlo?
  • dov’è il documento di progetto?
  • come faccio a contattare il partner Giovanni?

Tre ottimi strumenti per rispondere a queste tre “ricerche” sono:

  • calendari condivisi con il team aziendale e qui uso di nuovo Webtop.
  • cartelle di progetto condivise: NetxCloud in questo caso la fa da padrone, sia nel mantenere tutti i miei documenti personali ma anche quelli condivisi con il gruppo.
  • rubriche di contatti condivise. I contatti email/telefonici della mia azienda sono tutti in un unico posto: la rubrica centralizzata di Webtop. Da qui posso spedire una mail o grazie all’integrazione con NethVoice, chiamare direttamente un contatto usando il telefono via web.  

Calendari condivisi per conoscere gli impegni

Non lasciare i tuoi dati in locale

Ultimo consiglio, abbastanza scontato ma non sempre. Cerca di non dipendere da un unico device fisico: notebook o pc fisso. Tenere i dati che ti servono memorizzati lì sopra significa non averli a portata di mano nel momento che ti servono.

Spesso ho lavorato da casa usando il mio notebook personale. Avendo remotizzato tutti i miei file e usando solo applicazioni web, usare un PC diverso per lavorare non è assolutamente un problema

Accedo con un click a Webtop, Mattermost, Trello, NethCTI, NextCloud e sono produttivo in pochi secondi. 

Il launcher di NethServer dove trovo tutte le mie applicazioni

 

 

 

 

 

Il client desktop NextCloud sincronizza in realtime i miei file

Condividi quello su cui stai lavorando

Ultimo consiglio che ti assicuro migliorerà la vita: crea la massima trasparenza con il tuo gruppo di lavoro.

Fai vedere quello su cui stai lavorando tramite il tool di task management. Chiedi agli altri di fare altrettanto

Mostra i meeting e gli impegni che hai schedulato per la giornata sul calendario di webtop.

Setta in maniera corretta la presence su NethCTI e Mattermost, così sapranno già se disturbarti o meno e riusciranno a capire in anticipo anche i tempi di risposta.

Riassumendo

Lo smart working è la possibilità di poter lavorare da casa (o da qualsiasi altro posto) senza dover raggiungere necessariamente la propria sede aziendale, pur rimanendo produttivi.

Ho voluto raccontare la mia esperienza dando 6 consigli molto concreti e citando alcuni tool che uso:

  • Responsabilità prima di tutto
  • Lavora insieme alle altre persone
  • Quando lo scritto non basta usa il video
  • Metti le informazioni utili alla porta di tutti
  • Non lasciare i tuoi dati in locale
  • Condividi quello su cui stai lavorando

Buon lavoro smart!

Photo by Austin Distel on Unsplash


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Alessio Fattorini - Community Marketing Manager

Particolarmente attratto da tutto quello che aiuta ed incentiva le persone a lavorare e collaborare insieme.
In Nethesis creo community, racconto storie e lavoro con l'Open Source.
Community Strategist, Copywriter, Speaker internazionale e Linux Sysadmin

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