skip to Main Content
3 Strumenti Per Migliorare La Produttività Aziendale

 

 

Che cosa fa principalmente una piccola e media impresa? Scambia una enorme mole di dati.  All’interno e all’esterno.

Velocizzare lo scambio dati, favorire la collaborazione aziendale e mantenere bassi i costi è diventato un fattore di estrema importanza.  

Voglio raccontarti cosa mi è successo qualche giorno fa.

 

Stavo parlando con una persona che ci ha contattato tramite il nostro sito.

Era molto interessato ai nostri prodotti. Mentre lui mi raccontava le sue esigenze, io scrivevo tutti i dettagli in un documento.  

 

Mi appuntavo: a cosa era interessato, cosa stava cercando e tutte le informazioni che possono servire.  

Ho pensato tra me e me, ottimo Ale, qui bisogna agire subito.

Prendo la palla al balzo e gli propongo una visita da parte di uno dei miei colleghi. Direttamente a Firenze, la sua città. 

Accetta.

Ottimo, ora però ho un problema. Un problema classico delle aziende moderne, reperire l’informazione giusta.

Ti spiego.

 

Ho tre colleghi commerciali che settimanalmente viaggiano per l’Italia per visitare i nostri partner. Come faccio a capire chi mandare di loro, da questo “possibile prospect”?

Ho bisogno di sapere che viaggi hanno già programmato in questi giorni.

Devo agire subito e faccio quello che tutti fanno in queste situazioni, inizio a chiedere ai colleghi in ufficio:

 Ehi sai dov’è Giuseppe?

 - Sì, dovrebbe essere a Napoli. A no aspetta a Napoli ci va domani, oggi è a Siena

 

Uhm andiamo bene..

 

Poi mi ricordo una cosa. Noi abbiamo un calendario condiviso!

Ognuno dei miei colleghi  segna nel proprio calendario dov’è e chi sta visitando in questo momento.

 

Alt! Stop! Cos’è un calendario condiviso?

Vediamolo insieme.

 

La condivisione dei propri calendari personali è una procedura ormai abituale in azienda e fa parte del primo strumento che volevo presentarti, si chiama Groupware.

Un tool di cui la PMI non può più fare assolutamente a meno.  

 

Cosa ti permette di fare un groupware? Gestire email, calendari, contatti e attività in maniera evoluta e collaborativa. Condividere tali risorse con collaboratori o personale esterno.  Accededere ai tuoi dati, quando vuoi e dovunque ti trovi. Via web, computer e device mobili.

Pensa al tuo lavoro quotidiano. Quante volte ti serve conoscere cosa stanno facendo i tuoi colleghi, se sono impegnati, da che cliente sono o che appuntamento hanno in calendario

Se far circolare in maniera efficace le informazioni diventa una operazione prioritaria in azienda, il groupware è la killer application che stavi cercando.

 

Il calendario condiviso del Groupware Webtop 

 

Ma torniamo al mio problema.

 

Controllo i calendari dei miei colleghi e trovo che sia Andrea che Giuseppe sono in Toscana.

Ottimo.

 

Oggi uno è a Pisa e l’altro è a Lucca. Sono informazioni reali e veritiere. Come faccio a saperlo?

Perché è entrambi tengono aggiornati i vari spostamenti nel calendario tramite il proprio smartphone, che sincronizza gli eventi in tempo reale.

Bene. Ma chi dei due è disponibile ad andare quanto prima dal possibile cliente?

 

Passo alla soluzione classica. Li chiamo entrambi.

Peccato che nessuno dei due sia raggiungibile. Ti sei mai trovato in questa situazione? Io continuamente.

 

Ehi un momento. Ma noi abbiamo una Team Chat!  Dove è presente proprio un canale/gruppo apposito solo per i commerciali e il marketing.

Li contatto subito:

  - @giuseppe @andrea chi dei due può passare quanto prima a trovare il cliente X a Firenze?

 

Un attimo, forse sto correndo troppo.

Non ti ho spiegato cos'è Team Chat. Una sorta di Whatsapp pensato per l’azienda e il lavoro in team.

È contraddistinta dalla possibilità di avere numerosi canali, suddivisi per progetto o team aziendale, dove ognuno può chattare con gli altri membri tramite web, app per desktop o mobile.

Hai a cuore la tua privacy? Alcune team chat come Mattermost non memorizzano le informazioni sul cloud ma tengono tutto sul tuo server aziendale. Interessante no?

La Team Chat è uno strumento che completa la mail, grazie alle comunicazioni in tempo reale con più persone contemporaneamente e utilissima quando si ha necessità di un botta e risposta immediato.

 

È quello di cui avevo bisogno io.

Mi risponde Andrea:

  - Stasera passo per Firenze tornando a casa. Vado io.

Giuseppe legge: 

  - Ottimo. Allora io continuo il mio giro verso il Lazio

 

Nel contempo la mia collega Federica riceve una nuova telefonata dallo stesso cliente/prospect che ha necessità di sapere se passeremo in serata oppure no.

 

Lei ha accesso alla chat condivisa e ovviamente risponde in autonomia:

  - Certo non si preoccupi, passerà Andrea direttamente stasera

 

Interessante no? La condivisione dei dati e la trasparenza aiutano a non perdere tempo in inutili giri di email o telefonate alla ricerca dell’informazione perduta.

 

Senza la Team Chat sarebbe andata in modo completamente diverso.

“Ma chi è questo tizio? Con chi ha parlato? Cosa gli rispondo?”

 

La Team Chat di Mattermost suddivisa in canali

 

Ora passiamo alla ciliegina sulla torta. Ricordi il documento che stavo compilando mentre il possibile cliente parlava?

 

Scrivo sempre nel canale dei commerciali

  - Bene Andri ascolta, ho condiviso tutte le informazioni che riguardano il cliente sul documento xyz nel nostro personal cloud aziendale, se apri il tuo smartphone te lo trovi già lì

Alt.

 

Personal cloud aziendale? 

Ma certo. Probabilmente conosci dropbox, no?

Bene, devi sapere che esistono tantissime alternative a dropbox che permettono di sincronizzare i propri file personali e aziendali su tutti i nostri device in tempo reale. Ce ne sono alcuni come NextCloud che hanno ancora più feature di dropbox e, in più, mantengono tutti i documenti sul server aziendale.

Tutti i dati sono al sicuro e vanno a finire nel nostro backup.

Che te ne pare?

 

NextCloud, personal cloud aziendale alternativa a dropbox

 

In conclusione:

Avevo un problema, dovevo reperire alcune informazioni e dovevo farlo nel minor tempo possibile.  Ho usato tre strumenti che mi hanno fatto risparmiare un sacco di tempo e tramite i quali ho ottenuto proprio il risultato che stavo cercando.

 

Strumenti che sono diventati ormai essenziali per la PMI:

  • un groupware come Webtop
  • una team chat come Mattermost
  • un personal cloud aziendale come NextCloud

Che ne pensi? Possono essere utili anche a te o ai tuoi clienti?

Hai bisogno di averli tutti e tre in un unico posto?

Pensaci.

 

La nostra scrivania è molto cambiata negli ultimi 10 anni, tutto si è spostato sul digitale.

È necessario cambiare o adeguare anche gli strumenti che utilizziamo per collaborare con il nostro team.

Meno confusione, più produttività

 

Alessio Fattorini - Community Marketing Manager

Particolarmente attratto da tutto quello che aiuta ed incentiva le persone a lavorare e collaborare insieme.
In Nethesis creo community, racconto storie e lavoro con l'Open Source.
Community Strategist, Copywriter, Speaker internazionale e Linux Sysadmin

This Post Has 4 Comments
  1. Efficienza al top !
    Ma se rileggi bene quello che hai scritto, tu stesso hai tentato le telefonate il che ti porta a dedurre che riesci ad utilizzare al meglio gli strumenti solo quando “sei obbligato” 😀
    La cosa piu’ difficile, come sempre, e’ il cambiamento …

     
  2. Non quando “sei obbligato” ma quando capisci che è ti fa perdere molto meno tempo o far perdere meno tempo ad altri. Assolutamente, il cambiamento è difficile. Devi far percepire fortemente “il beneficio” che le persone possono trarne.

     

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Back To Top